Requisitos de la Documentación de procedimientos

En mi primer publicación, les enseño un ejemplo de un procedimiento implementado en el laboratorio López Correa; para la realización de éste, la empresa se basó en el numeral 4.2 y 4.2.1 de la norma ISO 9001, donde se establecen unos requisitos en general para cualquier empresa que pretenda montar un Sistema de Gestión de Calidad; la extensión de la documentación del SGC puede diferir de una organización a otra, dependiendo de su tamaño, la complejidad de los procesos y sus interacciones, y según la competencia del personal.

la Documentación es diseñada por la organización y puede estar en cualquier formato o tipo de medio, pero se debe tener un control sobre ella, la cual podemos encontrar en el numeral 4.2.3 de la norma.

A continuación, podemos encontrar los anteriores numerales mencionados.

• Requisitos de la documentación de procedimientos (4.2 de la norma ISO 9001/2000)
• 4.2.1 generalidades

la documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe incluir:

1. declaraciones documentadas de una política de calidad y de los objetivos de la calidad
2. un manual de calidad
3. los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional
4. los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operacíon y control de sus procesos.

NOTA: cuando aparece el término "procedimiento documentado" dentro de la Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. los Procedimientos Documentados deben estar incluidos en el Manual de Calidad.

• 4.2.3 Control de los documentos

los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la calidad deben controlarse, debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

1. aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
2. revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
3. asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.
4. asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
5. asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
6. asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución.
7. prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

• 4.2.4 Control de Registros

los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

la organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

después de tener la información necesaria acerca de la documentación de procesos, se puede definir su importancia:

documentar los procesos permite a la empresa planificar, controlar y alcanzar eficacia, logrando una mejora continua en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, también garantiza que los colaboradores de la empresa, conozcan sus funciones específicas y el engranaje con otros procesos, genera compromiso y actitud de cambio en las personas, se logra una definición y alineación de los objetivos personales con los de la empresa, se definen metas alcanzables, y finalmente se genera confianza en los clientes.

Quality Management Systems Requirements.
editada por el Institurto Colombiano de Normas Técnicas y certificación (ICONTEC)
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